Как снизить расходы на печать/копирование

Хотя электронный документ активно пытается вытеснить бумажные носители, но количество печатных документов все растет и растут затраты на печать. Также архивы и отчеты на бумаге в госучреждениях еще никто не отменил.

Принтеры установлены практически на каждом рабочем месте. В офисах чаще используются лазерные печатающие устройства.

Ниже приведены некоторые рекомендации, полученные из практики

Печатайте меньше

Как бы это не звучало, но это самый легкий способ сокращения расходов. Дважды подумайте перед тем, как его напечатать: действительно ли необходим документ на бумаге? Может, достаточно будет просмотреть его на экране? И так вы внесете свой вклад в экологию.

Воспользуйтесь совместимыми расходными материалами

Очень часто, вместо новых оригинальных картриджей можно использовать совместимые картриджи. А также заправить и/или восстановить их.

Используйте качественные, проверенные расходные материалы. Если воспользоваться некачественными – вместо экономии можно получит увеличение затрат.

Печатайте на обеих сторонах страницы

У многих современных принтеров есть возможность двухсторонней печати – воспользуйтесь этим. Хотя далеко не у всех принтеров есть функция «дуплексной» печати, но все позволяют вручную подавать бумагу для печати на обратной стороне и таким образом уменьшать расходы на бумагу вдвое. Снизить расходы на печать можно, если печатать на формате меньше, чем А4 (к примеру на его половинке – А5)

Смените шрифт

Например, шрифт Times New Roman потребует меньше тонера или чернил, чем Arial. Выбирайте шрифты с засечками (короткими горизонтальными линиями в верхней и нижней частях символов), светлые или узкие . Уменьшайте размер символов, старайтесь не использовать полужирное начертание.

Используйте режим экономии тонера или черновой печати

Измените настройки качества печати вашего принтера по умолчанию. При необходимости вы всегда сможете восстановить их и напечатать документ более качественно.

Используйте функцию предварительного просмотра перед печатью

Эта существующая практически во всех программах возможность поможет оценить фактическое количество страниц, которые будут напечатаны, и при необходимости запустить в печать только избранные страницы или подкорректировать форматирование документа.

Если у вас цветной принтер, печатайте в основном в монохромном режиме

Черный тонер и картриджи, как правило, намного дешевле, чем цветные, поэтому у вас получится сэкономить, реже заменяя цветные картриджи.

Арендуйте принтер с постраничной оплатой печати

Подобная услуга становится все более популярной по всему миру, т. к. предоставляет возможность снизить непрямые затраты, которые могут составлять около половины затрат на печать. Вы оплачиваете количество напечатанных страниц согласно утвержденному в договоре тарифу. Тариф состоит из стоимости расходных материалов, сервисного обслуживания и аренды печатающего устройства.

Отдавайте печать на аутсорсинг

Для печати/копирования больших объемов документов воспользуйтесь услугами специализированных организаций, которые предоставляют услуги печати и копирования документов. За счет использования профессионального оборудования они помогут вам снизить затраты на печать (копирование).

Реже покупайте расходные материалы

Заказывайте больше одного картриджа (тонера/чернила/бумаги) за раз. В этом случае, как правило, продавцы предоставляют скидку, и вы также сможете с экономить на транспортных затратах (вам не придется платить за доставку дважды). Кроме этого, так вы обеспечите бесперебойность работы принтера (МФУ).